Shopify-webshop en Shopify POS combineren: één voorraad voor online en winkel

Een fysieke winkel en een webshop worden door klanten steeds minder als twee losse verkoopkanalen gezien. Iemand bekijkt een product online, past het in de winkel en bestelt later alsnog via de webshop. Een andere klant koopt online en wil het artikel in de winkel ophalen of retourneren. Voor de klant is dat één merk en één winkelervaring. Achter de schermen werken veel retailers echter nog met verschillende systemen, productbestanden en voorraden.

Daar ontstaat onnodige complexiteit. De webshop zegt dat een artikel beschikbaar is, terwijl het laatste exemplaar net in de winkel is verkocht. Een winkelmedewerker kan een online bestelling niet terugvinden. Productgegevens moeten in meerdere systemen worden bijgehouden en rapportages geven slechts een deel van het verhaal. Elke koppeling tussen de webshop en het kassasysteem voegt bovendien een extra afhankelijkheid toe.

Met een Shopify-webshop en Shopify POS kunnen online verkoop en verkoop in de fysieke winkel vanuit dezelfde Shopify-omgeving worden aangestuurd. Producten, orders, klantprofielen en voorraad komen daarmee veel dichter bij elkaar. Shopify POS synchroniseert bestellingen en voorraad met Shopify over winkellocaties, de webshop en andere actieve verkoopkanalen.¹

Het grootste voordeel is eenvoudig samen te vatten: één productadministratie, één voorraadstructuur en één softwaresysteem voor online en fysieke verkoop. Dat klinkt vooral technisch, maar de praktische gevolgen zijn commercieel. Je verkleint de kans op voorraadverschillen, medewerkers kunnen klanten beter helpen en producten zijn over alle kanalen slimmer verkoopbaar.

Shopcommerce is op dit moment bezig om deze combinatie te ontwikkelen voor Boardriders. In dit artikel leggen we uit wat Shopify POS is, waar de winst van één voorraad zit, welke processen goed moeten worden ingericht en wanneer deze oplossing bij een retailer past.

Wat is Shopify POS?

POS staat voor Point of Sale. Shopify POS is de winkelkassa van Shopify en bestaat uit een app voor geschikte iOS- en Android-apparaten, aangevuld met betaal- en retailhardware. Denk aan een betaalterminal, barcodescanner, bonprinter en kassalade. Een winkelmedewerker kan er producten mee scannen, klanten aan een bestelling koppelen, betalingen verwerken en retouren afhandelen.

Het belangrijkste verschil met een los kassasysteem is dat Shopify POS onderdeel is van hetzelfde commerceplatform als de Shopify-webshop. De fysieke winkel wordt binnen Shopify als locatie ingericht. Voorraad, verkopen en orderafhandeling kunnen daardoor per winkel, magazijn en online verkoopkanaal worden bijgehouden.

Shopify POS is beschikbaar in twee niveaus:

• Shopify POS Lite bevat de basisfuncties voor fysieke verkoop en is inbegrepen bij betaalde Shopify-abonnementen.
• Shopify POS Pro is een betaalde uitbreiding per winkellocatie met uitgebreidere functies voor retailtransacties, voorraadbeheer, rapportage en medewerkersbeheer.²

Op het moment van schrijven vermeldt Shopify voor POS Pro een prijs van 89 Amerikaanse dollar per maand per locatie. Prijzen, valuta en voorwaarden kunnen wijzigen. Controleer daarom altijd de actuele Nederlandse Shopify-prijzenpagina voordat je een businesscase maakt.³

Niet iedere retailer heeft POS Pro nodig. Voor een pop-up, showroom of winkel met eenvoudige kassaprocessen kan Lite voldoende zijn. Zodra afhalen in de winkel, uitgebreide rechten, omruilen, complexer voorraadbeheer of meerdere medewerkers een belangrijke rol spelen, is POS Pro sneller relevant. De keuze moet dus worden gemaakt op basis van de gewenste processen, niet alleen op basis van de abonnementsprijs.

Eén platform in plaats van een webshop met een losse kassa

Bij een traditionele inrichting zijn de webshop en winkelkassa afzonderlijke systemen. Tussen beide systemen wordt vervolgens een koppeling gebouwd. Dat kan prima werken, maar het zorgt ook voor vragen:

• In welk systeem worden producten aangemaakt?
• Waar wordt de actuele voorraad beheerd?
• Hoe snel wordt een winkelverkoop naar de webshop gestuurd?
• Wat gebeurt er als de koppeling tijdelijk niet werkt?
• Waar wordt een online retour verwerkt?
• Hoe worden kortingen, cadeaubonnen en klantgegevens uitgewisseld?
• Welk rapport toont de werkelijke omzet over alle kanalen?

Met Shopify en Shopify POS is de basis geïntegreerd. Een product dat in Shopify wordt beheerd, kan zowel online als in de winkel worden verkocht. Een winkelverkoop verschijnt in dezelfde orderomgeving en beïnvloedt de voorraad van de betreffende locatie. Het systeem hoeft daardoor minder vaak dezelfde informatie tussen twee losstaande softwarepakketten te vertalen.

Dat betekent niet dat alle techniek verdwijnt. Een retailer kan nog steeds een ERP, PIM, WMS, boekhoudpakket, loyaltyplatform of externe betaaloplossing nodig hebben. De kern wordt wel eenvoudiger: online en fysieke verkoop delen één commercebasis.

Het grootste voordeel: één voorraad voor webshop en winkel

Voorraad is vaak het lastigste onderdeel van omnichannel retail. Een voorraadgetal lijkt eenvoudig, maar achter dat ene getal zitten ontvangsten, winkelverkopen, webbestellingen, reserveringen, retouren, transfers, derving en correcties.

Wanneer de winkel en webshop aparte voorraden hanteren, moet continu worden gesynchroniseerd. Zelfs een kleine vertraging kan tot teleurstelling leiden. Een online klant koopt het laatste exemplaar terwijl het enkele seconden eerder aan de kassa is verkocht. Of een product staat online op uitverkocht, terwijl er nog drie exemplaren in de winkel liggen.

Shopify kan voorraad per locatie bijhouden. Een locatie kan een winkel, magazijn, pop-up, dropshipper of fulfillmentpartij zijn. De voorraad wordt per locatie afzonderlijk geregistreerd en orderroutering bepaalt vanaf welke locatie een online order wordt afgehandeld.⁴

Met één Shopify-voorraadstructuur ontstaan onder meer deze voordelen:

1. Een winkelverkoop werkt direct door in de beschikbare winkelvoorraad. Het verkochte artikel blijft niet ten onrechte online beschikbaar vanuit die locatie.
2. Medewerkers zien waar een product nog ligt. Is een maat of kleur in de eigen winkel uitverkocht, dan kan voorraad op een andere locatie of in het magazijn worden geraadpleegd.
3. Meer voorraad wordt verkoopbaar. Winkelvoorraad hoeft geen geïsoleerd eiland te zijn, maar kan onder de juiste voorwaarden ook voor online orders worden ingezet.
4. Minder handmatige afstemming. Losse exports, spreadsheets en nachtelijke synchronisaties kunnen gedeeltelijk of volledig verdwijnen.
5. Betere inkoop- en verkoopinformatie. Verkoop per product, kanaal en locatie wordt vanuit één gegevensmodel geregistreerd.

Eén voorraad betekent niet één grote voorraadbak

De formulering “één voorraad” vraagt om nuance. Shopify telt niet simpelweg alle artikelen uit alle locaties blind bij elkaar op. Voorraad wordt juist per locatie bijgehouden. Dat is nodig om te weten of een artikel werkelijk in de winkel, het centrale magazijn of bij een fulfillmentpartner ligt.

De winst is dat al die locatievoorraden binnen één systeem worden beheerd. Je kunt vervolgens bepalen:

• welke locaties online orders mogen uitleveren;
• in welke volgorde locaties voor fulfillment worden gekozen;
• of winkelvoorraad online zichtbaar en verkoopbaar is;
• hoeveel veiligheidsvoorraad je wilt aanhouden;
• hoe transfers tussen magazijn en winkels worden verwerkt;
• waar een retourartikel opnieuw op voorraad komt.

Die regels voorkomen dat een theoretische totaalvoorraad leidt tot een bestelling die praktisch niet kan worden geleverd.

Minder nee verkopen in de winkel

Een fysieke winkel heeft per definitie beperkte schapruimte. Vooral bij mode, schoenen, sportartikelen en boardsportproducten kan één model veel varianten in maat en kleur hebben. De kans is groot dat de klant precies de variant zoekt die niet meer in de winkel ligt.

Met Shopify POS kan een medewerker de bestelling in de winkel vastleggen en het artikel naar de klant laten verzenden vanuit een andere voorraadlocatie. Shopify ondersteunt het verzenden van bestellingen die via POS worden aangemaakt en kan voorraad laten afboeken op basis van de ingestelde fulfillmentprioriteit.⁵

Voor de medewerker verandert “die maat hebben we niet” in “die maat kunnen we bij u laten bezorgen”. De winkel blijft betrokken bij de verkoop, terwijl de klant niet zelf opnieuw online hoeft te zoeken en bestellen.

Dit wordt vaak endless aisle genoemd: de medewerker kan een assortiment aanbieden dat groter is dan wat fysiek in de winkel past. De echte waarde ontstaat pas wanneer productinformatie, locatievoorraad, verzending en betaalproces goed op elkaar aansluiten.

Online kopen en in de winkel afhalen

Click & collect verbindt de webshop en winkel heel zichtbaar. De klant bestelt online, selecteert een afhaallocatie en haalt de bestelling op wanneer die klaarstaat. Shopify POS Pro kan winkelafhaalbestellingen in de POS-omgeving laten beheren, voorbereiden en afronden.⁶

Een goede inrichting voorkomt dat medewerkers voor afhaalorders in een tweede dashboard moeten zoeken. De winkel ziet welke orders moeten worden verzameld en de voorraad wordt voor de bestelling gereserveerd. De klant ontvangt duidelijke communicatie wanneer het pakket gereed is.

Voor retailers biedt afhalen meerdere kansen:

• de klant hoeft niet thuis te wachten op bezorging;
• verzendkosten kunnen worden beperkt;
• de winkel ontvangt extra bezoekers;
• medewerkers kunnen aanvullend advies geven;
• een afhaalmoment kan leiden tot een extra aankoop.

De operationele details zijn belangrijk. Wie verzamelt de order? Binnen welke termijn? Waar worden pakketten neergezet? Hoe controleert de medewerker de identiteit van de klant? En wat gebeurt er wanneer een klant niet komt? Het softwaresysteem ondersteunt het proces, maar de winkelorganisatie maakt het betrouwbaar.

Online kopen, in de winkel retourneren

Klanten verwachten steeds vaker dat een online bestelling in de winkel kan worden geretourneerd of omgeruild. Met losse systemen is dat regelmatig omslachtig. De kassamedewerker kan de weborder niet vinden, de betaalmethode is onbekend of de teruggekomen voorraad wordt niet correct bijgewerkt.

In Shopify POS zijn online en fysieke orders vanuit de orderomgeving terug te vinden. Retouren en terugbetalingen kunnen vanuit de POS-app worden verwerkt en het geretourneerde artikel kan, wanneer dat terecht is, op de voorraad van de betreffende locatie worden teruggezet.⁷ Omruilen via de gecombineerde retour- en omruilflow is een POS Pro-functie.⁸

Dat maakt een consistente retourervaring mogelijk. Wel moeten vooraf duidelijke regels zijn vastgelegd:

• Mag iedere online bestelling in iedere winkel worden geretourneerd?
• Welke artikelen zijn uitgesloten?
• Gaat geld terug naar de oorspronkelijke betaalmethode of wordt winkeltegoed gebruikt?
• Op welke locatie wordt een verkoopbaar retourartikel ingeboekt?
• Hoe worden beschadigde of onverkoopbare retouren verwerkt?
• Gelden dezelfde retourtermijnen online en in de winkel?

Shopify kan de techniek stroomlijnen, maar retourbeleid, financiële administratie en werkinstructies moeten daarbij aansluiten.

Eén klantbeeld voor online en fysieke verkoop

Zonder geïntegreerde systemen kent de webshop alleen de online klant en ziet de winkel vooral anonieme kassabonnen. Daardoor blijft een groot deel van de klantrelatie buiten beeld.

Shopify POS kan klantprofielen opslaan met contactgegevens, aankoopgeschiedenis en voorkeuren. Medewerkers kunnen een bestaand profiel aan een winkelbestelling koppelen of een nieuw profiel aanmaken.⁹ Daarmee ontstaat een completer beeld van de relatie met de klant.

Dat kan praktisch waardevol zijn:

• een medewerker ziet eerdere aankopen en kan gerichter adviseren;
• een digitale kassabon kan naar de klant worden gestuurd;
• online en fysieke aankopen kunnen in segmentaties worden meegenomen;
• lokale klanten kunnen, met de juiste toestemming, worden benaderd voor een evenement;
• servicevragen zijn makkelijker te beantwoorden doordat orders op één plek staan.

Ook hier geldt dat techniek geen toestemming vervangt. Voor e-mailmarketing, profilering en het opslaan van persoonsgegevens moeten de privacyregels en de eigen voorwaarden correct worden toegepast. Medewerkers moeten bovendien weten wanneer zij een klantprofiel mogen aanmaken en welke gegevens echt nodig zijn.

Eén productcatalogus, minder dubbele invoer

Naast voorraad is productbeheer een groot voordeel. Wanneer kassa en webshop losstaan, worden artikelnamen, SKU’s, barcodes, prijzen, btw-instellingen en varianten vaak dubbel onderhouden of via een koppeling uitgewisseld.

In de combinatie van Shopify en Shopify POS gebruikt de winkel dezelfde productcatalogus als de webshop. Dat vermindert dubbel werk en de kans op verschillen. Een nieuwe kleur of maat hoeft niet in twee verkoopapplicaties te worden aangemaakt.

Voor grotere retailers blijft een PIM of ERP vaak de bron voor een deel van de productdata. Dan moet de gegevensarchitectuur expliciet worden gemaakt. Bijvoorbeeld:

Het gaat niet om het aantal systemen, maar om de vraag of ieder gegeven één duidelijke eigenaar heeft. Als een prijs zowel in het ERP als handmatig in Shopify kan worden aangepast, ontstaan vroeg of laat verschillen.

Eén softwarepakket maakt medewerkers sneller zelfstandig

Een winkelmedewerker wil een klant helpen, niet nadenken over systeemgrenzen. Werken met één herkenbare omgeving kan de opleiding vereenvoudigen. Producten zoeken, een klant koppelen, een bestelling openen en een retour verwerken gebeurt binnen dezelfde POS-app.

Ook voor managers en het e-commerceteam neemt de coördinatielast af:

• minder leveranciers voor de basis van webshop en kassa;
• minder koppelingen die bewaakt moeten worden;
• één omgeving voor producten, orders en locaties;
• één gezamenlijke prioriteitenlijst voor online en retail;
• eenvoudiger onderzoek bij voorraad- of ordervragen;
• minder discussie over welk systeem gelijk heeft.

Shopify POS biedt daarnaast rollen en rechten waarmee kan worden bepaald welke locaties een medewerker kan gebruiken en welke kassahandelingen die persoon mag uitvoeren.¹⁰ Denk aan toestemming voor kortingen, retouren, omruilingen of voorraadcorrecties.

Een goede rechtenstructuur is geen administratief detail. Een tijdelijke winkelmedewerker heeft andere bevoegdheden nodig dan een filiaalmanager. Door dat vooraf in te richten, blijft de kassa eenvoudig zonder onnodig veel toegang te geven.

Rapportage over webshop en winkel

Wanneer online en winkelverkopen in verschillende systemen staan, kost een eenvoudige omzetvraag al snel veel werk. Data moet worden geëxporteerd, definities verschillen en retouren worden soms anders geboekt.

Met Shopify en Shopify POS worden de transacties binnen hetzelfde platform geregistreerd. Daardoor kan worden geanalyseerd op onder meer:

• verkoopkanaal;
• winkellocatie;
• product en variant;
• medewerker;
• klantsegment;
• betaalmethode;
• retouren en kortingen;
• tijdstip en periode.

Welke rapportages beschikbaar zijn, hangt af van het Shopify- en POS-abonnement en van de inrichting. Een geïntegreerde databron maakt rapportage niet automatisch perfect. SKU’s, locaties, retourredenen, kortingen en orderstatussen moeten consequent worden gebruikt. Voor managementrapportages kan nog steeds een datawarehouse of BI-oplossing wenselijk zijn.

Minder koppelingen betekent minder storingsrisico

Een los kassasysteem kan via een API prima met Shopify samenwerken. Toch blijft iedere koppeling een extra technisch onderdeel:

1. Een verkoop vindt plaats in systeem A.
2. De koppeling moet de transactie ophalen.
3. Het product moet correct worden herkend in systeem B.
4. Voorraad moet op de juiste locatie worden aangepast.
5. Fouten moeten worden gelogd en opnieuw verwerkt.

Als de API, mapping of wachtrij hapert, lopen beide systemen uiteen. Bij grote volumes kan zelfs een kleine foutfractie veel handmatig herstel veroorzaken.

Door Shopify POS te gebruiken verdwijnt de basisintegratie tussen webshop en winkelkassa. Dat verlaagt de technische complexiteit. Andere koppelingen, zoals een ERP- of PIM-integratie, blijven mogelijk nodig. Het verschil is dat die koppelingen op één commerceplatform kunnen aansluiten in plaats van op zowel een webshop als een los kassasysteem.

Wanneer een ERP, PIM of WMS onderdeel blijft van de oplossing

“Eén softwarepakket” betekent niet altijd dat Shopify het enige systeem in de organisatie wordt. Bij een groter assortiment, complexe inkoop, meerdere magazijnen, wholesale of uitgebreide financiële processen kan gespecialiseerde software noodzakelijk blijven.

De belangrijkste architectuurvraag is dan: welk systeem is leidend voor de voorraad?

Er zijn grofweg drie modellen:

1. Shopify is leidend voor de operationele verkoopvoorraad

Webshop en winkel verkopen vanuit Shopify. Een ERP ontvangt orders en financiële gegevens, maar stuurt niet na iedere beweging de voorraad terug. Dit kan een relatief eenvoudige en snelle inrichting zijn.

2. Het ERP of WMS is leidend voor de voorraad

Alle ontvangsten, reserveringen en magazijnbewegingen worden centraal verwerkt en beschikbare voorraad wordt naar Shopify gestuurd. Dit past vaker bij complexe logistiek, maar stelt hoge eisen aan de snelheid en betrouwbaarheid van de koppeling.

3. Verantwoordelijkheid wordt verdeeld

Shopify verwerkt directe online en POS-verkopen, terwijl een ERP of WMS bepaalde magazijnprocessen aanstuurt. Dit kan goed werken, mits exact vastligt welke mutatie waar ontstaat en hoe conflicten worden voorkomen.

Een koppeling moet niet alleen een voorraadgetal kopiëren. Er moet worden nagedacht over beschikbare voorraad, gereserveerde voorraad, veiligheidsvoorraad, retouren, transfers, geannuleerde orders en vertragingen. Juist deze uitzonderingen bepalen of één voorraad in de praktijk betrouwbaar voelt.

Eén voorraad is ook een procesafspraak

Software kan alleen de mutaties verwerken die medewerkers correct registreren. Als een levering binnenkomt maar niet wordt ontvangen, een retour op de verkeerde locatie wordt ingeboekt of derving niet wordt gecorrigeerd, wijkt de digitale voorraad alsnog af van de winkelvloer.

Voor een betrouwbare voorraad zijn daarom vaste processen nodig voor:

• goederenontvangst;
• het scannen van artikelen;
• transfers tussen magazijn en winkel;
• click & collect-reserveringen;
• online fulfillment vanuit de winkel;
• retouren en omruilingen;
• beschadigde artikelen en derving;
• periodieke voorraadtellingen;
• correcties en autorisatie.

Shopify adviseert periodieke tellingen om derving en registratiefouten te vinden en de online en fysieke voorraad accuraat te houden.¹¹ In de eerste periode na livegang is dagelijkse controle verstandig. Shopify noemt voor die periode onder meer het vergelijken van verkooprapportages en het controleren van voorraadverschillen.¹²

De beste omnichanneloplossing is daarom een combinatie van software, duidelijke verantwoordelijkheden en winkelroutines.

Shopify POS voor Boardriders: een actuele Shopcommerce-case in ontwikkeling

Shopcommerce is momenteel bezig met de ontwikkeling van een combinatie van een Shopify-webshop en Shopify POS voor Boardriders. In dit traject staat de verbinding tussen online commerce en de fysieke winkel centraal.

Een ander voorbeeld van onze Shopify-ontwikkeling is de Shopify Plus-webshop voor Stretchshop. Deze case laat onze ervaring met uitgebreide Shopify-projecten zien; het is geen voorbeeld van een Shopify POS-implementatie.

Het doel van zo’n inrichting is dat de klant niet wordt gehinderd door de grens tussen webshop en winkel en dat medewerkers niet met onnodig veel losse systemen hoeven te werken. Daarbij kijken we niet alleen naar het installeren van een kassapp. We brengen de volledige informatiestroom en winkelpraktijk in kaart:

• hoe producten en varianten worden beheerd;
• hoe voorraad over winkel en eventuele andere locaties wordt verdeeld;
• welke artikelen online en in de winkel verkoopbaar zijn;
• hoe POS-orders en weborders worden afgehandeld;
• hoe retouren en omruilingen doorwerken in voorraad en administratie;
• welke hardware bij de winkelvloer past;
• welke rechten winkelmedewerkers nodig hebben;
• welke bestaande systemen gekoppeld moeten blijven;
• welke scenario’s vóór livegang getest moeten worden.

Omdat het project op dit moment in ontwikkeling is, presenteren we nog geen resultaten alsof die al zijn behaald. De waarde van de case zit nu vooral in de aanpak: niet beginnen bij de kassa, maar bij de volledige klantreis, voorraadlogica en dagelijkse werkwijze van het winkelteam.

Hoe ontwikkelen we een Shopify-webshop met Shopify POS?

Een professionele implementatie verloopt in meerdere stappen.

Stap 1: processen en uitzonderingen inventariseren

We brengen de huidige situatie in kaart. Welke systemen worden gebruikt? Waar worden producten aangemaakt? Welke voorraadlocaties zijn er? Hoe verlopen ontvangst, verkoop, retouren, transfers en tellingen? Juist uitzonderingen verdienen aandacht. Denk aan een online retour zonder pakbon, een artikel dat in de winkel wordt besteld maar uit het magazijn komt of een omruiling met prijsverschil.

Stap 2: de toekomstige systeemarchitectuur bepalen

Vervolgens leggen we vast welke rol Shopify, POS, ERP, PIM, WMS en boekhouding krijgen. Per gegeven wordt bepaald welk systeem leidend is. Dat voorkomt wederzijdse overschrijvingen en onduidelijke verantwoordelijkheid.

Stap 3: locaties en voorraadlogica ontwerpen

Winkel, magazijn en eventuele fulfillmentpartners worden als locaties ingericht. We bepalen welke locatie online orders mag uitleveren, welke voorraad zichtbaar wordt en hoe orderroutering, veiligheidsvoorraad en transfers werken.

Stap 4: productdata opschonen en migreren

SKU’s, EAN-codes, varianten, prijzen en btw-instellingen moeten betrouwbaar zijn. Een barcodescanner kan alleen snel werken wanneer barcodes uniek en correct zijn. Dubbele of ontbrekende artikelcodes veroorzaken vertraging aan de kassa en fouten in rapportages.

Stap 5: POS en hardware inrichten

De POS-app, betaalterminal, scanner, printer, kassalade en apparaatstandaard worden afgestemd op de winkel. Ondersteunde hardware en regionale beschikbaarheid moeten vooraf worden gecontroleerd.¹³ Ook richten we het startscherm, betaalmethoden, kassabonnen en medewerkersrollen in.

Stap 6: koppelingen ontwikkelen en testen

Eventuele ERP-, PIM-, loyalty- en boekhoudkoppelingen worden gebouwd of aangepast. Niet alleen de happy flow wordt getest. Ook annuleringen, gedeeltelijke retouren, time-outs, dubbele berichten en tijdelijke uitval horen in het testplan.

Stap 7: medewerkers trainen

Een logisch systeem heeft nog steeds uitleg nodig. Medewerkers oefenen met verkopen, klantprofielen, kortingen, retouren, omruilingen, afhaalorders en voorraadcontroles. Filiaalmanagers leren bovendien hoe zij afwijkingen onderzoeken.

Stap 8: gecontroleerd live gaan

Bij voorkeur vindt de overgang plaats op een rustig moment, met een controle van beginvoorraad, betalingen, bonnen, apparaten en toegangsrechten. In de eerste dagen worden transacties en voorraadverschillen actief gevolgd. Bij meerdere vestigingen is een gefaseerde uitrol vaak verstandiger dan alles op dezelfde dag live zetten.

Wat kost een combinatie van Shopify en Shopify POS?

De investering bestaat uit meer dan alleen het POS-abonnement. De totale kosten hangen af van het aantal winkels en kassa’s, het assortiment, de webshop, datakwaliteit, gewenste processen, hardware en koppelingen.

Globaal moet rekening worden gehouden met:

• een Shopify-abonnement;
• eventueel POS Pro per locatie;
• betaaltransactiekosten;
• tablets of telefoons en ondersteunde POS-hardware;
• strategie en procesontwerp;
• inrichting van webshop, locaties, producten en voorraad;
• datamigratie;
• ERP-, PIM-, WMS- of boekhoudkoppelingen;
• testen, training en begeleiding bij livegang;
• onderhoud en verdere optimalisatie.

Een bestaande Shopify-webshop met één eenvoudige winkel is vanzelfsprekend minder omvangrijk dan een volledige omnichannelmigratie met meerdere locaties, tienduizenden varianten en een ERP-koppeling. Een serieuze offerte moet daarom niet alleen uren voor “POS installeren” bevatten, maar ook laten zien welke processen, data, tests en verantwoordelijkheden zijn inbegrepen.

De goedkoopste inrichting is vaak degene waarin uitzonderingen niet zijn onderzocht. Dat lijkt vooraf efficiënt, totdat retouren verkeerd worden geboekt, voorraad uiteenloopt of medewerkers dagelijks handmatig moeten corrigeren.

Wanneer past Shopify met Shopify POS goed?

De combinatie is vooral interessant voor retailers die:

• al Shopify gebruiken of Shopify als webshopplatform overwegen;
• online en fysieke verkoop vanuit één omgeving willen beheren;
• dubbele product- en voorraadinvoer willen verminderen;
• click & collect of ship from store willen aanbieden;
• klanten online en in de winkel consistent willen bedienen;
• één of meerdere winkels en magazijnen hebben;
• de technische hoeveelheid losse koppelingen willen beperken;
• internationaal willen groeien binnen het Shopify-ecosysteem.

Wanneer is een andere oplossing mogelijk beter?

Shopify POS is niet automatisch voor iedere winkel de beste keuze. Een gespecialiseerd kassasysteem kan beter passen bij zeer branchespecifieke processen, complexe fiscale eisen in bepaalde landen, uitgebreide service- of verhuuradministratie, bijzondere weegartikelen of bestaande enterprise-retailarchitectuur die niet realistisch kan worden vervangen.

Ook wanneer het ERP en kassalandschap leidend moeten blijven en Shopify alleen een beperkt online kanaal is, kan een goede koppeling met de bestaande POS logischer zijn.

De keuze moet daarom niet beginnen met “we willen Shopify POS”, maar met vragen als:

• Welke klantreizen willen we ondersteunen?
• Waar ontstaat nu dubbel werk of omzetverlies?
• Welk systeem moet leidend blijven?
• Welke winkelprocessen zijn standaard en welke zijn echt uniek?
• Hoeveel locaties, apparaten en medewerkers zijn er?
• Welke landen en betaalmethoden zijn relevant?
• Wat zijn de totale kosten over meerdere jaren?

De echte winst: één commerceorganisatie

Het grootste voordeel van Shopify plus Shopify POS is niet dat de kassaknop dezelfde kleur heeft als de webshop. De winst zit in het verdwijnen van kunstmatige grenzen.

Voorraad hoort niet bij online of offline, maar bij de onderneming. Een klant is niet uitsluitend een winkelklant of webshopklant. Een order moet kunnen worden uitgevoerd vanaf de locatie die commercieel en logistiek het meest logisch is.

Met één Shopify-omgeving kunnen producten, orders, klanten en locatievoorraad dichter bij elkaar worden gebracht. Dat verlaagt de beheerlast en maakt nieuwe klantreizen mogelijk. Tegelijk blijft zorgvuldig procesontwerp noodzakelijk. Eén systeem levert pas één betrouwbare waarheid op als productdata, voorraadmutaties, koppelingen en medewerkerswerkwijzen consequent zijn ingericht.

Shopcommerce combineert voor dit soort trajecten e-commercestrategie, UX, Shopify-development, systeemkoppelingen en online marketing. Daardoor kijken we niet alleen naar de werking van de kassa, maar ook naar de webshop, productdata, conversie, vindbaarheid en commerciële groei. Het project voor Boardriders is daar een actueel voorbeeld van in ontwikkeling.

Wil je onderzoeken of Shopify POS bij jouw winkel en webshop past? Begin dan met een inventarisatie van voorraad, locaties, systemen en gewenste klantreizen. Op basis daarvan kan worden bepaald of Shopify de centrale commerceomgeving kan worden en welke inrichting daarvoor nodig is.

Veelgestelde vragen over Shopify-webshops en Shopify POS

Werken Shopify en Shopify POS met dezelfde voorraad?

Ja. Shopify POS synchroniseert met Shopify en kan voorraad bijhouden over de webshop, winkellocaties en andere actieve verkoopkanalen. Voorraad wordt per locatie geregistreerd. Je bepaalt welke locaties online orders mogen uitleveren en hoe orders worden gerouteerd.

Is de voorraad direct bijgewerkt na een winkelverkoop?

Een afgeronde POS-verkoop wordt in Shopify verwerkt op de voorraad van de geselecteerde winkellocatie. De praktische actualiteit hangt ook af van een werkende verbinding, correcte locatiekeuze en eventuele externe voorraadkoppelingen. Wordt een ERP of WMS als voorraadbron gebruikt, dan moet ook die integratie tijdig en foutloos verwerken.

Kan ik dezelfde producten online en in de winkel verkopen?

Ja. Shopify en Shopify POS gebruiken dezelfde productcatalogus. Je kunt wel per verkoopkanaal en locatie bepalen welke producten beschikbaar zijn. Goede SKU’s, barcodes, varianten en prijzen zijn essentieel voor snel kassawerk.

Kan een klant online kopen en in de winkel afhalen?

Ja. Afhalen in de winkel kan worden ingericht. Het beheren van winkelafhaalorders vanuit Shopify POS is volgens Shopify een POS Pro-functie. De inrichting moet ook rekening houden met reservering, verzameltijd, klantmeldingen en niet-afgehaalde orders.

Kan een online bestelling in de winkel worden geretourneerd?

Shopify POS toont online en fysieke orders en ondersteunt retouren en terugbetalingen. De retailer moet wel bepalen welke orders en artikelen in de winkel mogen worden geretourneerd en hoe de voorraad en terugbetaling worden verwerkt.

Kan een winkelmedewerker een uitverkocht artikel naar de klant laten verzenden?

Ja. Een medewerker kan vanuit POS een bestelling voor verzending aanmaken, mits de product-, locatie-, verzend- en fulfillmentinstellingen correct zijn ingericht. Dit maakt het mogelijk om voorraad uit een magazijn of andere toegestane locatie te benutten.

Heb ik Shopify POS Pro nodig?

Niet altijd. POS Lite bevat basisfuncties en is inbegrepen bij betaalde Shopify-abonnementen. POS Pro voegt uitgebreidere retailfuncties toe. Welke versie past, hangt af van onder meer afhalen, omruilen, rapportages, voorraadprocessen, rollen en het aantal medewerkers.

Kan Shopify POS met een ERP of PIM worden gekoppeld?

Ja. Shopify kan met een ERP, PIM, WMS, boekhouding of loyaltyplatform worden geïntegreerd via bestaande apps, middleware of maatwerk. Vooraf moet duidelijk zijn welk systeem per gegeven leidend is en hoe fouten en vertragingen worden afgehandeld.

Is één voorraad hetzelfde als alle voorraad bij elkaar optellen?

Nee. Shopify houdt voorraad per locatie bij. De centrale omgeving geeft overzicht over alle locaties, maar iedere winkel en ieder magazijn behoudt een eigen voorraadpositie. Met regels bepaal je welke voorraad online verkoopbaar is en vanaf waar een order wordt geleverd.

Welke hardware heb ik nodig voor Shopify POS?

Dat hangt af van de winkel. Veelvoorkomende onderdelen zijn een geschikte iOS- of Android-telefoon of tablet, betaalterminal, barcodescanner, bonprinter, kassalade en apparaatstandaard. Controleer altijd of een apparaat in Nederland en voor de gekozen betaaloplossing officieel wordt ondersteund.

Werkt Shopify POS bij een internetstoring?

Shopify POS kent offline mogelijkheden, maar niet iedere functie of betaalmethode blijft zonder verbinding beschikbaar. Bovendien moeten offline transacties later synchroniseren. Bespreek daarom vooraf de continuïteitseisen, netwerkvoorzieningen en noodprocedure van de winkel.

Kan ik meerdere winkels met Shopify POS beheren?

Ja. Winkels kunnen als afzonderlijke locaties worden ingericht, elk met een eigen voorraad en POS-apparaten. Houd rekening met abonnementskosten per Pro-locatie, rollen, locatiebeheer, transfers, rapportage en een gecontroleerde uitrol.

Kan ik dezelfde klant online en in de winkel herkennen?

Ja, wanneer de klant in de winkel aan een bestaand Shopify-klantprofiel wordt gekoppeld. Zo kunnen contactgegevens en aankoopgeschiedenis samenkomen. Voor marketing en profilering moeten privacyregels en toestemming correct worden toegepast.

Verdwijnt alle maatwerk wanneer we Shopify POS gebruiken?

Nee. Veel standaardprocessen zijn geïntegreerd, maar koppelingen, branchelogica, loyaliteit, rapportages of specifieke kassaworkflows kunnen nog apps of maatwerk vereisen. Het voordeel is dat maatwerk aansluit op één commerceplatform.

Kan Shopcommerce onze bestaande Shopify-webshop uitbreiden met POS?

Ja. We kunnen eerst de huidige webshop, productdata, voorraadstructuur, apps en koppelingen analyseren. Daarna bepalen we welke POS-versie, locaties, hardware, processen en technische aanpassingen nodig zijn. Wanneer de bestaande inrichting geschikt is, hoeft niet automatisch een volledig nieuwe webshop te worden gebouwd.

Bronnen